¿Cómo evitar tiempos perdidos en proyectos publicitarios?

Si trabajas en una agencia de publicidad o estás por iniciar un negocio con este giro hay muchas cosas que debes de considerar para gestionar tus proyectos, maximizar tus tiempos y sobre todo minimizar los espacios perdidos entre revisiones y aprobaciones con tus clientes, lo cual puede resultar todo un reto debido a las pesadas cargas de trabajo que tanto tú cómo ellos deben tener.
Es por ello que te recomendamos utilizar un Sistema de Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) por sus siglas en inglés, que te ayudará a gestionar todos los documentos, fotografías, imágenes, folletos, carteles, pruebas y demás materiales que generes por cliente. Además todos los colaboradores del equipo tendrán acceso a la información, de esta manera si alguno requiere revisar cierto material podrá hacerlo sin necesidad de esperar a que alguien le envíe el documento.
También los ayudará a tener siempre las últimas versiones, es muy común que entre los cambios que se van realizando en el transcurso del diseño en ocasiones se pierda el hilo de cuál es la versión más reciente, seguramente te ha pasado que tienes decenas y decenas de correos con el título de “versión final” y es muy fácil equivocarte de archivo. Con un ECM no volverás a tener este problema porque sólo deberás ir archivando las versiones y todo tu equipo podrá ir viendo los cambios. Incluso si al final el cliente decide que prefiere la primera versión no deberás de preocuparte por volver a hacerlo o buscar cuál era ya que tendrás todo disponible, ordenado y a la mano.
Existen diferentes soluciones que se pueden ajustar a tus necesidades, por ejemplo OnBase es un Gestor Empresarial de Contenido que te ayudará a tener mayor comunicación con tus clientes. Si lo deseas puedes designar un acceso para ellos y así podrán monitorear el trabajo que se va realizando.
Resulta muy útil para minimizar tiempos en la revisión de los archivos, ya que pueden organizarse para que cada determinado día entre a la plataforma para revisar y aprobar los documentos. Esto es muy útil porque no deberás saturar la bandeja de entrada de su correo con peticiones o avisos de revisiones y correr el riesgo de que no lo revise o se le pierda entre tantos correos o documentos.
Con estas herramientas tecnológicas además de ayudarte en el desarrollo de tu trabajo darás una imagen muy profesional, tu cliente quedará satisfecho con tu metodología y es más probable que vuelva a contratar tus servicios o te recomiende.